01
Nuovo lead
Prima
- Form
- Copia nel CRM
- Promemoria
- Risposta
Dopo
- Form
- CRM
- Assegnazione
- Notifica
- Follow-up
AI & Automazioni
Meno lavoro manuale, più processi che lavorano meglio
Progettiamo automazioni, integrazioni e sistemi AI intorno ai processi reali della tua attività: eliminiamo i passaggi ripetitivi e rendiamo più semplice gestire informazioni, richieste e operazioni quotidiane.
Dove si perde tempo
Se un'attività viene ripetuta sempre allo stesso modo, probabilmente può essere automatizzata
Il costo non è soltanto il tempo speso. Ogni copia manuale aggiunge attese, possibilità di errore e dipendenza dalla memoria di chi deve ricordarsi il passaggio successivo. E accanto alle attività ripetitive ce ne sono altre che non sono ripetizione: leggere una richiesta, capire di cosa parla, cercare un'informazione che esiste già da qualche parte.
I segnali più frequenti
Copiare dati
Informazioni trasferite manualmente tra strumenti diversi, più volte e da più persone.
Inviare comunicazioni
Email, conferme e promemoria ripetitivi preparati e gestiti uno alla volta.
Leggere e smistare
Richieste, email e documenti da capire, classificare e indirizzare a mano ogni volta.
Cercare informazioni
Risposte che esistono già, sparse tra documenti, gestionali, cartelle e conversazioni.
Come scegliamo
Automazione, AI o entrambe?
Non ogni processo ha bisogno dell'intelligenza artificiale. La soluzione giusta dipende da cosa deve capire il sistema e da cosa deve semplicemente eseguire.
Automazione
Quando il processo segue regole chiare.
Per esempio
- Sincronizzare dati tra strumenti
- Aggiornare il CRM
- Inviare conferme e promemoria
- Generare documenti
- Collegare software diversi
- Notificare la persona giusta
AI
Quando bisogna interpretare informazioni o rispondere in modo più flessibile.
Per esempio
- Comprendere una richiesta
- Classificare contenuti
- Estrarre dati da un documento
- Usare la documentazione aziendale
- Rispondere a domande ricorrenti
- Riassumere informazioni lunghe
AI + Automazione
Quando capire e agire fanno parte dello stesso processo.
Come funziona
- Arriva una richiesta
- L'AI la comprende e la classifica
- Le regole verificano e decidono
- Il workflow aggiorna il CRM
- La richiesta viene assegnata
- Parte il follow-up
Nella pratica quasi nessun processo sta tutto da una parte. Partiamo da cosa deve succedere e scegliamo la tecnologia di conseguenza: dove basta una regola non mettiamo l'AI, perché una regola è più prevedibile, più economica e più facile da controllare.
A chi è utile
Quando automazione e AI fanno davvero risparmiare lavoro
Hanno senso dove esiste un processo ricorrente, un volume sufficiente e un risultato che può essere verificato senza togliere controllo alle persone.
Amministrazione e operations
Per dati, documenti e passaggi ricorrenti che occupano tempo ogni settimana.
Team commerciali
Per raccogliere richieste, capirle, assegnarle e mantenere aggiornato il CRM.
Customer care e supporto
Per domande ricorrenti, richieste da smistare e aggiornamenti che seguono regole riconoscibili.
Aziende con più strumenti
Per sincronizzare sistemi che oggi lavorano come isole e richiedono copie manuali.
Non tutto ciò che è manuale va automatizzato
Se il processo cambia ogni volta, accade raramente o richiede una decisione umana complessa, automatizzarlo può aggiungere più rigidità che valore, e affidarlo all'AI introduce un margine di errore che nessuno ha tempo di controllare. Prima misuriamo frequenza, eccezioni e costo reale del passaggio.
Cosa possiamo costruire
Dai singoli passaggi ai sistemi che capiscono e agiscono
Partiamo dalle attività che pesano di più e costruiamo regole, controlli e collegamenti intorno agli strumenti esistenti. L'obiettivo è ridurre lavoro manuale e rendere le informazioni utilizzabili, non aggiungere un altro sistema da sorvegliare.
Workflow e integrazioni
CRM, email, calendario, gestionali e API collegati in sequenze che avanzano da sole.
Sincronizzazione dati
Aggiornamenti coerenti tra CRM, fogli, gestionali e database, senza copie intermedie.
Comunicazioni e reminder
Email, conferme e notifiche attivate dal momento giusto e dai dati già disponibili.
Documenti e report
Dati trasformati in file e riepiloghi pronti da verificare, archiviare o inviare.
Assistenti AI
Assistono clienti o team usando le informazioni aziendali, e passano a una persona quando serve.
Knowledge base aziendale
Le risposte vengono cercate nelle fonti che hai autorizzato, non inventate dal nulla.
Qualificazione delle richieste
Una richiesta viene compresa, completata con le informazioni mancanti e indirizzata al flusso giusto.
Lettura di documenti e testi
Informazioni estratte, classificate e organizzate a partire da documenti, email o moduli.
Agenti AI con strumenti autorizzati
Sistemi che possono eseguire azioni soltanto attraverso gli strumenti che hai approvato, entro regole definite.
15 giorni di supporto post-lancio inclusi
Dopo l'attivazione restiamo disponibili per verificare che il sistema funzioni sui dati reali, intervenire su eventuali anomalie di quanto realizzato e chiarire come tenerlo sotto controllo.
Nuove funzionalità o attività fuori dal perimetro concordato vengono valutate separatamente.
Nessun progetto contiene tutto: si parte da ciò che pesa di più. Ogni sistema mantiene accessi limitati, punti di controllo, gestione delle eccezioni e una documentazione comprensibile. Quando una richiesta esce dal perimetro previsto, viene raccolta e passata a una persona invece di essere gestita male.
C'è un passaggio che ripeti ogni giorno, o un'informazione che cerchi ogni volta?
Descrivilo come avviene oggi: frequenza, strumenti, persone coinvolte ed eccezioni sono sufficienti per iniziare a valutarlo.
Come lavoriamo
Dal processo reale a un sistema affidabile
Il sistema viene progettato intorno alle regole già esistenti, compresi i casi in cui deve fermarsi, chiedere un controllo o passare la mano.
Scopri il metodo HexternMappatura
Comprendiamo il processo attuale, i dati, le persone coinvolte e le eccezioni.
Priorità
Individuiamo dove il lavoro pesa di più e dove l'intervento produce il valore maggiore.
Scelta della soluzione
Decidiamo cosa può seguire regole, dove serve davvero l'AI e cosa conviene lasciare a una persona.
Progettazione
Definiamo trigger, dati, integrazioni, limiti, controlli e cosa succede quando qualcosa non torna.
Test e attivazione
Verifichiamo casi reali, eccezioni ed errori possibili, poi attiviamo il sistema in produzione.
Evoluzione
Misuriamo l'utilizzo, correggiamo ciò che serve e ampliamo il sistema quando ha senso.
Da manuale ad automatico
Lo stesso processo, con meno passaggi da fare a mano
L'automazione non cancella il processo: elimina copie, promemoria e aggiornamenti ripetitivi, lasciando alle persone i controlli e le decisioni che contano.
02
Documenti
Prima
- Raccolta dati
- Copia
- Documento
- Invio manuale
Dopo
- Dati
- Generazione
- Verifica
- Invio
03
Report
Prima
- Piattaforme
- Esportazioni
- Foglio
- Aggiornamento
Dopo
- Raccolta
- Aggregazione
- Report
Guida alla scelta
Da una singola automazione a un sistema che capisce
Si parte dal perimetro più piccolo capace di produrre un beneficio concreto. Le soluzioni possono poi collegarsi senza dover ripensare tutto da zero.
Automazione singola
Un flusso preciso, un'attività in meno.
Per eliminare un passaggio ripetitivo ben delimitato e verificare subito l'effetto sul lavoro quotidiano.
Adatta quando
Un processo, poche eccezioni, regole chiare
Sistema di automazioni
Più flussi che lavorano insieme.
Per coordinare fasi diverse dello stesso processo e mantenere aggiornati più strumenti senza copie manuali.
Adatto quando
Più reparti, più strumenti, dati condivisi
Componenti AI
Quando qualcosa deve essere capito, non solo eseguito.
Comprensione delle richieste, lettura di documenti, risposte basate sulla documentazione aziendale, assistenti collegati ai processi.
Non è un'alternativa alle due opzioni sopra: si aggiunge a una di esse, nei punti del processo in cui una regola non basta.
Tempi e investimento
Partire dal processo che restituisce più tempo
Il costo dipende dal numero di strumenti, dalle regole, dalle eccezioni e dai controlli necessari. Una singola automazione permette di iniziare con un perimetro contenuto; un sistema, o un componente AI, richiede una progettazione coordinata.
Investimento di realizzazione
- Automazione singolaTempo indicativo · 1-2 settimane
- daPrezzo standard
900 €Prezzo promozionale 450 €-50% Lancio - Sistema di automazioniTempo indicativo · 2-6 settimane
- daPrezzo standard
2500 €Prezzo promozionale 1250 €-50% Lancio
Soluzioni più articolate
Sistemi AI, agenti e logiche personalizzate
Roadmap definita sul progetto
Su preventivo
Quando il sistema deve interpretare informazioni, utilizzare fonti aziendali o eseguire azioni tramite strumenti autorizzati, stimiamo il lavoro per fasi e definiamo controlli e responsabilità prima di implementarlo.
Mappatura, implementazione, test dei casi concordati, documentazione del sistema e 15 giorni di supporto post-lancio inclusi nel progetto.
Il tempo indicativo dipende anche dalla disponibilità degli accessi, dalla qualità delle API e dalle verifiche richieste ai fornitori esterni.
La proposta definitiva descrive flussi, strumenti, limiti e casi di errore prima dell'avvio. La data di partenza viene concordata separatamente.
Terminati i 15 giorni di supporto post-lancio inclusi, puoi affidare a Hextern monitoraggio, manutenzione e supporto continuativo dei sistemi in produzione. I piani dedicati partono da 99 € al mese.
Eventuali servizi terzi, API, licenze e costi a consumo vengono concordati separatamente.
Domande frequenti
Domande frequenti su AI e automazioni
Le risposte ai dubbi che contano prima di affidare a un sistema una parte del lavoro.
Un'automazione esegue: segue regole precise, sempre allo stesso modo, ed è prevedibile per costruzione. Un sistema AI interpreta: comprende una richiesta, classifica un contenuto, estrae informazioni da un documento. Spesso lavorano insieme: l'AI capisce cosa è arrivato, l'automazione fa avanzare il processo.
No, e in molti casi non conviene. Dove il processo segue regole chiare una regola è più affidabile, più economica e più facile da controllare. Proponiamo l'AI soltanto dove qualcosa deve essere compreso o interpretato, e dove errore e supervisione sono gestibili.
Colleghiamo CRM, email, calendari, gestionali, e-commerce, fogli di calcolo e servizi con API. Il primo passo è verificare se gli strumenti attuali possono scambiare dati in modo affidabile: proponiamo una sostituzione soltanto quando i limiti tecnici rendono il collegamento fragile o sproporzionato.
Sì, e lavora su fonti che decidi tu: documenti, procedure, listini, pagine del sito o dati di un gestionale. L'assistente cerca la risposta in quel materiale prima di formularla, quindi risponde su ciò che l'azienda dichiara davvero e non su informazioni generiche. Definiamo insieme quali fonti includere e quali restano escluse.
Il sistema è progettato per fermarsi invece di improvvisare. Quando una richiesta esce dal perimetro previsto, raccoglie il contesto (chi ha scritto, cosa serve, cosa è già stato detto) e la passa a una persona, che riprende da lì senza far ripetere tutto al cliente.
Soltanto attraverso gli strumenti che autorizzi, uno per uno, e soltanto per le azioni previste: leggere un dato, creare una scheda, preparare un documento, fissare un appuntamento. Non ha accesso indiscriminato ai sistemi aziendali, e le operazioni delicate o irreversibili restano dietro una conferma umana.
Sì, e spesso è il modo migliore per iniziare. Isoliamo il passaggio più ripetitivo, lo testiamo nel lavoro reale e valutiamo l'estensione soltanto dopo averne verificato l'utilità.
Valutiamo quali dati transitano, dove vengono conservati e quali credenziali sono necessarie, applicando accessi limitati e configurazioni adeguate ai sistemi coinvolti. Per i componenti AI definiamo esplicitamente quali informazioni possono essere utilizzate e quali no, e chiariamo le responsabilità dei fornitori esterni.
Il primo passo
Vediamo cosa può lavorare meglio nel tuo processo
Raccontaci un'attività che si ripete, un'informazione che cercate ogni volta o una richiesta che passa per troppe mani. Partiamo dal processo, non dalla tecnologia: ti diremo cosa conviene automatizzare, dove l'AI aggiunge qualcosa e cosa è meglio lasciare invariato.
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