01
Nouveau lead
Avant
- Formulaire
- Recopie dans le CRM
- Rappel
- Réponse
Après
- Formulaire
- CRM
- Attribution
- Notification
- Suivi
IA & Automatisation
Moins de travail manuel, des processus qui tournent mieux
Nous concevons automatisations, intégrations et systèmes d’IA autour des processus réels de votre activité : nous supprimons les étapes répétitives et simplifions la gestion des informations, des demandes et des opérations quotidiennes.
Où le temps se perd
Si une tâche se répète toujours de la même façon, elle peut probablement être automatisée
Le coût n’est pas seulement le temps passé. Chaque recopie manuelle ajoute de l’attente, un risque d’erreur et une dépendance à la mémoire de celui qui doit penser à l’étape suivante. Et à côté des tâches répétitives, il y en a d’autres qui ne sont pas de la répétition : lire une demande, comprendre de quoi il s’agit, chercher une information qui existe déjà quelque part.
Les signaux les plus fréquents
Recopier des données
Des informations transférées à la main entre des outils différents, plusieurs fois et par plusieurs personnes.
Envoyer des messages
E-mails, confirmations et rappels répétitifs, préparés et gérés un par un.
Lire et trier
Demandes, e-mails et documents à comprendre, classer et orienter à la main à chaque fois.
Chercher des informations
Des réponses qui existent déjà, dispersées entre documents, logiciels, dossiers et conversations.
Comment nous choisissons
Automatisation, IA, ou les deux ?
Tous les processus n’ont pas besoin d’intelligence artificielle. La bonne solution dépend de ce que le système doit comprendre et de ce qu’il doit simplement exécuter.
Automatisation
Quand le processus suit des règles claires.
Par exemple
- Synchroniser des données entre outils
- Mettre à jour le CRM
- Envoyer confirmations et rappels
- Générer des documents
- Relier des logiciels différents
- Notifier la bonne personne
IA
Quand il faut interpréter une information ou répondre de façon plus souple.
Par exemple
- Comprendre une demande
- Classer des contenus
- Extraire des données d’un document
- Utiliser la documentation de l’entreprise
- Répondre à des questions récurrentes
- Résumer des contenus longs
IA + Automatisation
Quand comprendre et agir font partie du même processus.
Comment ça marche
- Une demande arrive
- L’IA la comprend et la classe
- Les règles vérifient et décident
- Le workflow met à jour le CRM
- La demande est attribuée
- Le suivi démarre
En pratique, presque aucun processus ne tient entièrement d’un seul côté. Nous partons de ce qui doit se passer et choisissons la technologie en conséquence : là où une règle suffit, nous ne mettons pas d’IA : une règle est plus prévisible, moins coûteuse et plus facile à contrôler.
À qui c’est utile
Quand automatisation et IA libèrent réellement de la capacité
Elles ont du sens là où il existe un processus récurrent, un volume suffisant et un résultat vérifiable sans retirer le contrôle aux personnes.
Administration et opérations
Pour des données, des documents et des étapes récurrentes qui prennent du temps chaque semaine.
Équipes commerciales
Pour recueillir les demandes, les comprendre, les attribuer et garder le CRM à jour.
Service client et support
Pour des questions récurrentes, des demandes à orienter et des mises à jour suivant des règles identifiables.
Entreprises multi-outils
Pour synchroniser des systèmes qui fonctionnent aujourd’hui en silos et imposent des recopies manuelles.
Tout ce qui est manuel n’est pas à automatiser
Si le processus change à chaque fois, se produit rarement ou exige une décision humaine complexe, l’automatiser ajoute plus de rigidité que de valeur, et le confier à l’IA ajoute une marge d’erreur que personne n’a le temps de vérifier. Nous mesurons d’abord la fréquence, les exceptions et le coût réel de l’étape.
Ce que nous pouvons construire
De l’étape isolée aux systèmes qui comprennent et agissent
Nous partons des tâches qui pèsent le plus et construisons règles, contrôles et connexions autour des outils existants. L’objectif est de réduire le travail manuel et de rendre l’information exploitable, pas d’ajouter un système de plus à surveiller.
Workflows et intégrations
CRM, e-mail, agenda, logiciels métier et API reliés en séquences qui avancent seules.
Synchronisation des données
Des mises à jour cohérentes entre CRM, tableurs, logiciels métier et bases de données, sans recopie intermédiaire.
Messages et rappels
E-mails, confirmations et notifications déclenchés au bon moment à partir des données déjà disponibles.
Documents et rapports
Des données transformées en fichiers et synthèses prêts à vérifier, archiver ou envoyer.
Assistants IA
Ils assistent clients ou équipes à partir des informations de l’entreprise et passent la main à une personne quand il le faut.
Base de connaissance de l’entreprise
Les réponses sont cherchées dans les sources que vous avez autorisées, jamais inventées.
Qualification des demandes
Une demande est comprise, complétée avec les informations manquantes et orientée vers le bon flux.
Lecture de documents et de textes
Informations extraites, classées et organisées à partir de documents, d’e-mails ou de formulaires.
Agents IA à outils autorisés
Des systèmes qui ne peuvent agir qu’à travers les outils que vous avez approuvés, dans des règles définies.
15 jours de support après lancement inclus
Après l’activation, nous restons disponibles pour vérifier que le système fonctionne sur des données réelles, traiter d’éventuelles anomalies sur ce qui a été réalisé et expliquer comment le garder sous contrôle.
Les nouvelles fonctionnalités ou les travaux hors du périmètre convenu sont évalués séparément.
Aucun projet ne contient tout : on part de ce qui pèse le plus. Chaque système conserve des accès limités, des points de contrôle, une gestion des exceptions et une documentation lisible. Quand une demande sort du périmètre prévu, elle est recueillie et transmise à une personne plutôt que mal traitée.
Y a-t-il une étape que vous répétez chaque jour, ou une information que vous cherchez à chaque fois ?
Décrivez-la telle qu’elle se passe aujourd’hui : fréquence, outils, personnes impliquées et exceptions suffisent pour commencer à l’évaluer.
Notre façon de travailler
Du processus réel à un système fiable
Le système est conçu autour des règles déjà en place, y compris les cas où il doit s’arrêter, demander une vérification ou passer la main.
Découvrir la méthode HexternCartographie
Nous comprenons le processus actuel, les données, les personnes impliquées et les exceptions.
Priorités
Nous identifions là où le travail pèse le plus et où l’intervention produit le plus de valeur.
Choix de la solution
Nous décidons ce qui peut suivre des règles, où l’IA est vraiment nécessaire et ce qu’il vaut mieux laisser à une personne.
Conception
Nous définissons déclencheurs, données, intégrations, limites, contrôles et ce qui se passe quand quelque chose cloche.
Tests et activation
Nous vérifions cas réels, exceptions et erreurs possibles, puis nous mettons le système en production.
Évolution
Nous mesurons l’usage, corrigeons ce qu’il faut et étendons le système quand cela a du sens.
Du manuel à l’automatique
Le même processus, avec moins d’étapes à faire à la main
L’automatisation n’efface pas le processus : elle supprime les recopies, les rappels et les mises à jour répétitives, et laisse aux personnes les contrôles et les décisions qui comptent.
02
Documents
Avant
- Collecte des données
- Recopie
- Document
- Envoi manuel
Après
- Données
- Génération
- Vérification
- Envoi
03
Rapports
Avant
- Plateformes
- Exports
- Tableur
- Mise à jour
Après
- Collecte
- Agrégation
- Rapport
Guide de choix
D’une automatisation isolée à un système qui comprend
On part du plus petit périmètre capable de produire un bénéfice concret. Les solutions peuvent ensuite se relier sans tout repenser.
Automatisation isolée
Un flux précis, une tâche en moins.
Pour supprimer une étape répétitive bien délimitée et voir tout de suite l’effet sur le travail quotidien.
Adaptée quand
Un processus, peu d’exceptions, règles claires
Système d’automatisations
Plusieurs flux qui travaillent ensemble.
Pour coordonner différentes étapes du même processus et garder plusieurs outils à jour sans recopie manuelle.
Adapté quand
Plusieurs services, plusieurs outils, données partagées
Composants IA
Quand quelque chose doit être compris, pas seulement exécuté.
Compréhension des demandes, lecture de documents, réponses appuyées sur la documentation de l’entreprise, assistants reliés aux processus.
Ce n’est pas une alternative aux deux options ci-dessus : cela s’ajoute à l’une d’elles, aux endroits du processus où une règle ne suffit pas.
Délais et investissement
Commencer par le processus qui rend le plus de temps
Le coût dépend du nombre d’outils, des règles, des exceptions et des contrôles nécessaires. Une automatisation isolée permet de démarrer sur un périmètre contenu ; un système, ou un composant IA, demande une conception coordonnée.
Investissement de réalisation
- Automatisation isoléeDurée indicative · 1-2 semaines
- à partir dePrix standard
900 €Prix promotionnel 450 €-50% Lancement - Système d’automatisationsDurée indicative · 2-6 semaines
- à partir dePrix standard
2 500 €Prix promotionnel 1 250 €-50% Lancement
Solutions plus complexes
Systèmes d’IA, agents et logiques personnalisées
Feuille de route définie sur le projet
Sur devis
Quand le système doit interpréter des informations, utiliser des sources de l’entreprise ou agir via des outils autorisés, nous estimons le travail par phases et définissons contrôles et responsabilités avant de l’implémenter.
Cartographie, implémentation, tests des cas convenus, documentation du système et 15 jours de support après lancement inclus dans le projet.
La durée indicative dépend aussi de la disponibilité des accès, de la qualité des API et des vérifications demandées aux prestataires externes.
La proposition définitive décrit les flux, les outils, les limites et les cas d’erreur avant le démarrage. La date de départ est convenue séparément.
Une fois les 15 jours de support après lancement inclus terminés, vous pouvez confier à Hextern la supervision, la maintenance et le support continu des systèmes en production. Les plans dédiés démarrent à 99 € par mois.
Les services tiers, API, licences et coûts à l’usage éventuels sont convenus séparément.
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur l’IA et l’automatisation
Les réponses aux doutes qui comptent avant de confier une partie du travail à un système.
Une automatisation exécute : elle suit des règles précises, toujours de la même façon, et elle est prévisible par construction. Un système d’IA interprète : il comprend une demande, classe un contenu, extrait des informations d’un document. Les deux travaillent souvent ensemble : l’IA comprend ce qui est arrivé, l’automatisation fait avancer le processus.
Non, et dans bien des cas ce n’est pas souhaitable. Là où le processus suit des règles claires, une règle est plus fiable, moins coûteuse et plus facile à contrôler. Nous proposons l’IA uniquement là où quelque chose doit être compris ou interprété, et où erreur et supervision restent gérables.
Nous connectons CRM, e-mail, agendas, logiciels métier, e-commerce, tableurs et services dotés d’API. La première étape est de vérifier si vos outils actuels peuvent échanger des données de façon fiable : nous proposons un remplacement seulement quand les limites techniques rendent la connexion fragile ou disproportionnée.
Oui, et il travaille sur des sources que vous choisissez : documents, procédures, tarifs, pages du site ou données d’un logiciel métier. L’assistant cherche la réponse dans ce matériel avant de la formuler : il répond donc sur ce que l’entreprise dit réellement, pas sur des généralités. Nous définissons ensemble les sources incluses et celles qui restent exclues.
Le système est conçu pour s’arrêter plutôt qu’improviser. Quand une demande sort du périmètre prévu, il recueille le contexte (qui a écrit, ce qu’il faut, ce qui a déjà été dit) et la transmet à une personne, qui reprend de là sans faire tout répéter au client.
Uniquement à travers les outils que vous autorisez, un par un, et uniquement pour les actions prévues : lire une donnée, créer une fiche, préparer un document, fixer un rendez-vous. Il n’a pas d’accès indifférencié aux systèmes de l’entreprise, et les opérations sensibles ou irréversibles restent derrière une confirmation humaine.
Oui, et c’est souvent la meilleure façon de démarrer. Nous isolons l’étape la plus répétitive, la testons dans le travail réel et n’envisageons l’extension qu’après en avoir vérifié l’utilité.
Nous évaluons quelles données circulent, où elles sont conservées et quels accès sont nécessaires, en appliquant des droits limités et des configurations adaptées aux systèmes concernés. Pour les composants IA, nous définissons explicitement quelles informations peuvent être utilisées et lesquelles non, et nous clarifions les responsabilités des prestataires externes.
La première étape
Voyons ce qui peut mieux fonctionner dans votre processus
Parlez-nous d’une tâche qui se répète, d’une information que vous cherchez à chaque fois ou d’une demande qui passe par trop de mains. Nous partons du processus, pas de la technologie : nous vous dirons ce qu’il vaut la peine d’automatiser, où l’IA apporte quelque chose et ce qu’il vaut mieux laisser tel quel.
- Appel de 30 minutes
- Gratuit et sans engagement
- Interlocuteur technique direct
