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Nuevo lead
Antes
- Formulario
- Copia en el CRM
- Recordatorio
- Respuesta
Después
- Formulario
- CRM
- Asignación
- Aviso
- Seguimiento
IA y Automatizaciones
Menos trabajo manual, procesos que funcionan mejor
Diseñamos automatizaciones, integraciones y sistemas de IA en torno a los procesos reales de tu actividad: eliminamos los pasos repetitivos y hacemos más simple gestionar información, solicitudes y operaciones diarias.
Dónde se pierde tiempo
Si una tarea se repite siempre igual, probablemente se puede automatizar
El coste no es solo el tiempo empleado. Cada copia manual añade esperas, posibilidad de error y dependencia de que alguien recuerde el paso siguiente. Y junto a las tareas repetitivas hay otras que no son repetición: leer una solicitud, entender de qué trata, buscar una información que ya existe en algún sitio.
Las señales más frecuentes
Copiar datos
Información transferida a mano entre herramientas distintas, varias veces y por varias personas.
Enviar comunicaciones
Emails, confirmaciones y recordatorios repetitivos preparados y gestionados uno a uno.
Leer y clasificar
Solicitudes, emails y documentos que hay que entender, clasificar y derivar a mano cada vez.
Buscar información
Respuestas que ya existen, dispersas entre documentos, ERP, carpetas y conversaciones.
Cómo elegimos
¿Automatización, IA o ambas?
No todo proceso necesita inteligencia artificial. La solución adecuada depende de qué debe entender el sistema y qué debe simplemente ejecutar.
Automatización
Cuando el proceso sigue reglas claras.
Por ejemplo
- Sincronizar datos entre herramientas
- Actualizar el CRM
- Enviar confirmaciones y recordatorios
- Generar documentos
- Conectar programas distintos
- Avisar a la persona adecuada
IA
Cuando hay que interpretar información o responder de forma más flexible.
Por ejemplo
- Entender una solicitud
- Clasificar contenidos
- Extraer datos de un documento
- Usar la documentación de la empresa
- Responder preguntas recurrentes
- Resumir información extensa
IA + Automatización
Cuando entender y actuar forman parte del mismo proceso.
Cómo funciona
- Llega una solicitud
- La IA la entiende y la clasifica
- Las reglas verifican y deciden
- El workflow actualiza el CRM
- La solicitud se asigna
- Arranca el seguimiento
En la práctica casi ningún proceso está entero de un lado. Partimos de lo que tiene que ocurrir y elegimos la tecnología en consecuencia: donde basta una regla no ponemos IA, porque una regla es más previsible, más económica y más fácil de controlar.
A quién le sirve
Cuándo automatización e IA liberan de verdad capacidad operativa
Tienen sentido donde existe un proceso recurrente, un volumen suficiente y un resultado que se puede verificar sin quitar control a las personas.
Administración y operaciones
Para datos, documentos y pasos recurrentes que ocupan tiempo cada semana.
Equipos comerciales
Para recoger solicitudes, entenderlas, asignarlas y mantener el CRM al día.
Atención al cliente y soporte
Para preguntas recurrentes, solicitudes que derivar y actualizaciones con reglas reconocibles.
Empresas con varias herramientas
Para sincronizar sistemas que hoy funcionan como islas y exigen copias manuales.
No todo lo manual debe automatizarse
Si el proceso cambia cada vez, ocurre rara vez o exige una decisión humana compleja, automatizarlo puede añadir más rigidez que valor, y dejarlo en manos de la IA añade un margen de error que nadie tiene tiempo de controlar. Primero medimos frecuencia, excepciones y coste real del paso.
Qué podemos construir
De pasos sueltos a sistemas que entienden y actúan
Partimos de las tareas que más pesan y construimos reglas, controles y conexiones en torno a las herramientas existentes. El objetivo es reducir trabajo manual y hacer utilizable la información, no añadir otro sistema que vigilar.
Workflows e integraciones
CRM, email, calendario, ERP y API conectados en secuencias que avanzan solas.
Sincronización de datos
Actualizaciones coherentes entre CRM, hojas de cálculo, ERP y bases de datos, sin copias intermedias.
Comunicaciones y recordatorios
Emails, confirmaciones y avisos activados por el momento adecuado y por los datos ya disponibles.
Documentos e informes
Datos convertidos en archivos y resúmenes listos para verificar, archivar o enviar.
Asistentes de IA
Ayudan a clientes o al equipo usando la información de la empresa, y pasan a una persona cuando hace falta.
Base de conocimiento de la empresa
Las respuestas se buscan en las fuentes que has autorizado, no se inventan.
Cualificación de solicitudes
Una solicitud se entiende, se completa con la información que falta y se dirige al flujo adecuado.
Lectura de documentos y textos
Información extraída, clasificada y organizada a partir de documentos, emails o formularios.
Agentes de IA con herramientas autorizadas
Sistemas que solo pueden ejecutar acciones a través de las herramientas que has aprobado, dentro de reglas definidas.
15 días de soporte poslanzamiento incluidos
Tras la activación seguimos disponibles para comprobar que el sistema funciona sobre datos reales, resolver posibles incidencias de lo construido y aclarar cómo mantenerlo bajo control.
Las nuevas funcionalidades o las actividades fuera del alcance acordado se valoran por separado.
Ningún proyecto lo contiene todo: se empieza por lo que más pesa. Cada sistema mantiene accesos limitados, puntos de control, gestión de excepciones y una documentación comprensible, y cuando una solicitud sale del alcance previsto se recoge y se pasa a una persona en lugar de gestionarse mal.
¿Hay un paso que repites cada día o una información que buscas siempre?
Descríbelo tal como ocurre hoy: frecuencia, herramientas, personas implicadas y excepciones bastan para empezar a valorarlo.
Cómo trabajamos
Del proceso real a un sistema fiable
El sistema se diseña en torno a las reglas que ya existen, incluidos los casos en los que debe detenerse, pedir una comprobación o pasar el testigo.
Descubre el método HexternMapeo
Entendemos el proceso actual, los datos, las personas implicadas y las excepciones.
Prioridades
Identificamos dónde pesa más el trabajo y dónde la intervención aporta mayor valor.
Elección de la solución
Decidimos qué puede seguir reglas, dónde hace falta de verdad la IA y qué conviene dejar a una persona.
Diseño
Definimos disparadores, datos, integraciones, límites, controles y qué pasa cuando algo no cuadra.
Pruebas y activación
Verificamos casos reales, excepciones y errores posibles, y luego activamos el sistema en producción.
Evolución
Medimos el uso, corregimos lo que hace falta y ampliamos el sistema cuando tiene sentido.
De manual a automático
El mismo proceso, con menos pasos que hacer a mano
La automatización no borra el proceso: elimina copias, recordatorios y actualizaciones repetitivas, y deja a las personas los controles y las decisiones que cuentan.
02
Documentos
Antes
- Recogida de datos
- Copia
- Documento
- Envío manual
Después
- Datos
- Generación
- Verificación
- Envío
03
Informes
Antes
- Plataformas
- Exportaciones
- Hoja de cálculo
- Actualización
Después
- Recogida
- Agregación
- Informe
Guía para elegir
De una automatización suelta a un sistema que entiende
Se parte del alcance más pequeño capaz de producir un beneficio concreto. Las soluciones pueden conectarse después sin repensarlo todo desde cero.
Automatización individual
Un flujo preciso, una tarea menos.
Para eliminar un paso repetitivo bien delimitado y comprobar enseguida el efecto en el trabajo diario.
Adecuada cuando
Un proceso, pocas excepciones, reglas claras
Sistema de automatizaciones
Varios flujos que trabajan juntos.
Para coordinar fases distintas del mismo proceso y mantener varias herramientas al día sin copias manuales.
Adecuado cuando
Varios departamentos, varias herramientas, datos compartidos
Componentes de IA
Cuando algo debe entenderse, no solo ejecutarse.
Comprensión de solicitudes, lectura de documentos, respuestas basadas en la documentación de la empresa, asistentes conectados a los procesos.
No es una alternativa a las dos opciones de arriba: se añade a una de ellas, en los puntos del proceso en los que una regla no basta.
Plazos e inversión
Empezar por el proceso que devuelve más tiempo
El coste depende del número de herramientas, de las reglas, de las excepciones y de los controles necesarios. Una automatización individual permite empezar con un alcance contenido; un sistema, o un componente de IA, exige un diseño coordinado.
Inversión de realización
- Automatización individualTiempo orientativo · 1-2 semanas
- desdePrecio estándar
900 €Precio promocional 450 €-50% Lanzamiento - Sistema de automatizacionesTiempo orientativo · 2-6 semanas
- desdePrecio estándar
2500 €Precio promocional 1250 €-50% Lanzamiento
Soluciones más complejas
Sistemas de IA, agentes y lógicas personalizadas
Hoja de ruta definida sobre el proyecto
A presupuesto
Cuando el sistema debe interpretar información, usar fuentes de la empresa o ejecutar acciones mediante herramientas autorizadas, estimamos el trabajo por fases y definimos controles y responsabilidades antes de implementarlo.
Mapeo, implementación, pruebas de los casos acordados, documentación del sistema y 15 días de soporte poslanzamiento incluidos en el proyecto.
El tiempo orientativo depende también de la disponibilidad de los accesos, de la calidad de las API y de las verificaciones que exijan los proveedores externos.
La propuesta definitiva describe flujos, herramientas, límites y casos de error antes del arranque. La fecha de inicio se acuerda por separado.
Terminados los 15 días de soporte poslanzamiento incluidos, puedes confiar a Hextern la monitorización, el mantenimiento y el soporte continuado de los sistemas en producción. Los planes dedicados parten de 99 € al mes.
Los servicios de terceros, las API, las licencias y los costes por consumo se acuerdan por separado.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre IA y automatizaciones
Las respuestas a las dudas que cuentan antes de confiar a un sistema una parte del trabajo.
Una automatización ejecuta: sigue reglas precisas, siempre igual, y es previsible por construcción. Un sistema de IA interpreta: entiende una solicitud, clasifica un contenido, extrae información de un documento. A menudo trabajan juntos: la IA entiende qué ha llegado, la automatización hace avanzar el proceso.
No, y en muchos casos no conviene. Donde el proceso sigue reglas claras, una regla es más fiable, más económica y más fácil de controlar. Proponemos IA solo donde algo debe comprenderse o interpretarse, y donde el error y la supervisión son manejables.
Conectamos CRM, email, calendarios, ERP, e-commerce, hojas de cálculo y servicios con API. El primer paso es verificar si tus herramientas actuales pueden intercambiar datos de forma fiable: proponemos una sustitución solo cuando los límites técnicos hacen la conexión frágil o desproporcionada.
Sí, y trabaja sobre fuentes que decides tú: documentos, procedimientos, tarifas, páginas del sitio o datos de un ERP. El asistente busca la respuesta en ese material antes de formularla, así que responde sobre lo que la empresa dice de verdad y no sobre información genérica. Definimos juntos qué fuentes se incluyen y cuáles quedan fuera.
El sistema está diseñado para detenerse en lugar de improvisar. Cuando una solicitud sale del alcance previsto, recoge el contexto (quién ha escrito, qué necesita, qué se ha dicho ya) y la pasa a una persona, que continúa desde ahí sin hacer repetirlo todo al cliente.
Solo a través de las herramientas que autorizas, una a una, y solo para las acciones previstas: leer un dato, crear una ficha, preparar un documento, fijar una cita. No tiene acceso indiscriminado a los sistemas de la empresa, y las operaciones delicadas o irreversibles quedan detrás de una confirmación humana.
Sí, y a menudo es la mejor forma de empezar. Aislamos el paso más repetitivo, lo probamos en el trabajo real y valoramos la ampliación solo después de comprobar su utilidad.
Valoramos qué datos circulan, dónde se conservan y qué credenciales hacen falta, aplicando accesos limitados y configuraciones adecuadas a los sistemas implicados. Para los componentes de IA definimos explícitamente qué información se puede usar y cuál no, y aclaramos las responsabilidades de los proveedores externos.
El primer paso
Veamos qué puede funcionar mejor en tu proceso
Cuéntanos una tarea que se repite, una información que buscáis cada vez o una solicitud que pasa por demasiadas manos. Partimos del proceso, no de la tecnología: te diremos qué conviene automatizar, dónde la IA aporta algo y qué es mejor dejar como está.
- Llamada de 30 minutos
- Gratuita y sin compromiso
- Interlocutor técnico directo
